1. कार्यालयी पत्र का अंतिम रूप देने से पहले तैयार किया गया कच्चा, अनौपचारिक लेख क्या कहलाता है?
- D. परिपत्र (Circular)
- B. प्रारूप / मसौदा (Draft)
- C. विज्ञप्ति (Press Release)
- A. टिप्पणी (Noting)
Answer: किसी भी पत्र को अंतिम रूप में जारी करने से पहले उसकी कच्ची रूपरेखा तैयार की जाती है, जिसे प्रारूप या मसौदा कहते हैं।
2. प्रारूपण (Drafting) का मुख्य उद्देश्य क्या है?
- D. पत्र को तुरंत भेज देना।
- B. पत्र की भाषा को साहित्यिक बनाना।
- A. पत्र को लंबा और विस्तृत बनाना।
- C. पत्र की विषय-वस्तु, भाषा और तथ्यों की शुद्धता सुनिश्चित करना।
Answer: प्रारूपण का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि पत्र भेजे जाने से पहले पूरी तरह से त्रुटिहीन और स्पष्ट हो।
3. एक उत्तम प्रारूप की विशेषता इनमें से कौन-सी नहीं है?
- A. संक्षिप्तता एवं पूर्णता
- D. तथ्यपरकता एवं शिष्टता
- B. स्पष्टता एवं शुद्धता
- C. अलंकारिक एवं काव्यात्मक भाषा
Answer: कार्यालयी प्रारूप की भाषा सरल, स्पष्ट और सटीक होनी चाहिए, न कि अलंकारिक या साहित्यिक।
4. प्रारूप पर सक्षम अधिकारी द्वारा दी जाने वाली स्वीकृति क्या कहलाती है?
- B. अनुमोदन (Approval)
- A. पृष्ठांकन (Endorsement)
- D. टिप्पणी (Noting)
- C. प्रेषण (Dispatch)
Answer: जब उच्च अधिकारी प्रारूप से सहमत होकर उसे जारी करने की अनुमति देता है, तो इसे अनुमोदन कहा जाता है।
5. टिप्पण (Noting) और प्रारूपण (Drafting) में मुख्य अंतर क्या है?
- B. टिप्पण मामले पर विचार है, प्रारूपण उस विचार पर आधारित पत्र का कच्चा रूप है।
- A. दोनों एक ही प्रक्रिया हैं।
- D. प्रारूपण पहले होता है, टिप्पण बाद में।
- C. टिप्पण अधिकारी लिखता है, प्रारूपण लिपिक लिखता है।
Answer: टिप्पणी (Noting) फाइल पर की जाने वाली आंतरिक विवेचना है, जबकि प्रारूपण (Drafting) बाहर भेजे जाने वाले पत्र की तैयारी है।
6. शासकीय पत्र के प्रारूप में सबसे ऊपर दाईं ओर क्या लिखा जाता है?
- A. प्रेषक का नाम
- C. पत्र संख्या (पत्रांक) और दिनांक
- D. प्राप्तकर्ता का पता
- B. दिनांक
Answer: मानक प्रारूप के अनुसार, शासकीय पत्र में सबसे ऊपर दाईं ओर पत्र संख्या और दिनांक का स्थान होता है।
7. अर्ध-शासकीय पत्र (D.O. Letter) के प्रारूप की क्या विशेषता है?
- C. इसमें व्यक्तिगत स्पर्श और उत्तम पुरुष (मैं/हम) का प्रयोग होता है।
- B. यह अन्य पुरुष शैली में लिखा जाता है।
- A. इसमें विषय का उल्लेख नहीं होता।
- D. इसका प्रकाशन गजट में होता है।
Answer: अर्ध-शासकीय पत्र में आत्मीयता होती है और प्रायः 'मैं आपसे अनुरोध करना चाहूँगा कि...' जैसी उत्तम पुरुष शैली अपनाई जाती है।
8. प्रारूप में 'भवदीय' के बाद हस्ताक्षर के लिए स्थान छोड़ा जाता है। 'भवदीय' को क्या कहते हैं?
- A. संबोधन
- D. विषय
- C. स्वनिर्देश / अधोलेख
- B. अभिवादन
Answer: पत्र के अंत में लिखे जाने वाले इन समापन सूचक शब्दों को स्वनिर्देश (Subscription) कहते हैं।
9. अनुमोदन के पश्चात् प्रारूप का क्या किया जाता है?
- C. उसे नष्ट कर दिया जाता है।
- A. उसे फाइल में लगा दिया जाता है।
- D. उस पर पुनः टिप्पणी लिखी जाती है।
- B. उसकी स्वच्छ प्रति (Fair Copy) तैयार कर जारी की जाती है।
Answer: अनुमोदन का अर्थ है कि प्रारूप अंतिम रूप देने के लिए तैयार है। इसके बाद उसकी साफ टाइपिंग या छपाई होती है।
10. परिपत्र (Circular) का प्रारूप तैयार करते समय किस बात का ध्यान रखना आवश्यक है?
- C. इसकी भाषा अत्यंत व्यक्तिगत होनी चाहिए।
- B. इसमें संबोधन और स्वनिर्देश का प्रयोग नहीं करना चाहिए।
- A. इसमें किसी एक व्यक्ति को संबोधित किया जाना चाहिए।
- D. इसे उत्तम पुरुष में लिखा जाना चाहिए।
Answer: चूंकि परिपत्र एक साथ कई कार्यालयों को भेजा जाता है, इसमें व्यक्तिगत संबोधन (जैसे महोदय) और स्वनिर्देश (जैसे भवदीय) नहीं होते।
11. यदि किसी पत्र का उत्तर देना हो, तो प्रारूप लिखने से पहले सबसे महत्वपूर्ण चरण क्या है?
- A. पत्र को फाइल करना।
- B. मूल पत्र और उस पर की गई टिप्पणी को ध्यान से पढ़ना।
- D. स्वच्छ प्रति तैयार करना।
- C. पत्र की प्राप्ति-सूचना भेजना।
Answer: उत्तर का प्रारूप मूल पत्र के संदर्भ और उस पर अधिकारियों के निर्देशों (टिप्पणी) के आधार पर ही तैयार होता है।
12. प्रारूप में विषय (Subject) का उल्लेख क्यों किया जाता है?
- C. पत्र को लंबा करने के लिए।
- B. ताकि पत्र का सार एक दृष्टि में समझ आ जाए।
- D. अनौपचारिक पत्रों में यह अनिवार्य है।
- A. यह केवल एक औपचारिकता है।
Answer: विषय से पत्र के मुख्य प्रयोजन का पता चलता है, जिससे उसे समझने और फाइल करने में आसानी होती है।
13. अधिसूचना (Notification) का प्रारूप तैयार करते समय भाषा कैसी होनी चाहिए?
- A. सरल और आम बोलचाल की
- B. मुहावरेदार और साहित्यिक
- C. राजपत्र के अनुरूप, विधि-सम्मत और अन्य पुरुष शैली में
- D. उत्तम पुरुष शैली में और आत्मीय
Answer: अधिसूचना एक विधिक दस्तावेज़ है, इसलिए इसकी भाषा औपचारिक, सटीक और अन्य पुरुष शैली में होती है।
14. प्रारूप लेखन में संक्षिप्तता का क्या आशय है?
- A. पत्र को अधूरा छोड़ देना।
- B. कम से कम शब्दों में पूरी और स्पष्ट बात कहना।
- C. केवल मुख्य बिंदुओं को लिखना।
- D. छोटे वाक्यों का प्रयोग करना।
Answer: संक्षिप्तता का अर्थ है अनावश्यक शब्दों और वाक्यों से बचते हुए पत्र को सारगर्भित बनाना।
15. ज्ञापन (Memorandum) के प्रारूप में क्या नहीं होता है?
- A. कार्यालय का नाम
- D. विषय
- C. संबोधन और स्वनिर्देश (अधोलेख)
- B. पत्र संख्या और दिनांक
Answer: ज्ञापन या कार्यालय ज्ञाप में 'महोदय' और 'भवदीय' जैसे शब्दों का प्रयोग नहीं किया जाता।
16. एक ही विषय पर कई बार पत्र-व्यवहार हो चुकने के बाद लिखे जाने वाले पत्र के प्रारूप में क्या उल्लेख करना अनिवार्य होता है?
- D. पत्र लिखने का कारण
- A. सभी अधिकारियों के नाम
- B. पिछले पत्रों का संदर्भ (पत्रांक एवं दिनांक)
- C. सभी संलग्नकों की सूची
Answer: संदर्भ देने से मामले को समझने और पुरानी फाइल से जोड़ने में आसानी होती है।
17. अनुस्मारक (Reminder) के प्रारूप में क्या विशेष होता है?
- B. इसकी भाषा बहुत कठोर होती है।
- A. यह मूल पत्र से बहुत लंबा होता है।
- D. इसमें विषय नहीं लिखा जाता।
- C. इसमें पूर्व-पत्र का हवाला (संदर्भ) दिया जाता है।
Answer: अनुस्मारक का मुख्य उद्देश्य ही पिछले पत्र की याद दिलाना है, इसलिए उसका संदर्भ देना अनिवार्य है।
18. पृष्ठांकन (Endorsement) का प्रारूप कब तैयार किया जाता है?
- A. जब नया पत्र लिखना हो।
- D. जब पत्र को गोपनीय रखना हो।
- B. जब किसी पत्र का उत्तर देना हो।
- C. जब किसी प्राप्त पत्र की प्रतिलिपि सूचना के लिए किसी और को भेजनी हो।
Answer: पृष्ठांकन का प्रयोग पत्र की प्रतिलिपि (copy) अन्य संबंधितों को भेजने के लिए किया जाता है।
19. कार्यालय आदेश (Office Order) का प्रारूप किसके लिए होता है?
- B. अन्य मंत्रालयों के लिए
- A. आम जनता के लिए
- D. समाचार पत्रों के लिए
- C. उसी कार्यालय के कर्मचारियों के लिए
Answer: यह कार्यालय के आंतरिक प्रशासन से संबंधित होता है, जैसे अवकाश, पदोन्नति आदि।
20. यदि प्रारूप में कोई त्रुटि हो, तो संशोधन करने का अधिकार किसे है?
- C. प्रारूप का अनुमोदन करने वाले अधिकारी को
- A. केवल प्रारूप लिखने वाले लिपिक को
- D. किसी को भी
- B. केवल प्रेषण सहायक को
Answer: अंतिम निर्णय और संशोधन का अधिकार अनुमोदनकर्ता अधिकारी का होता है।
21. प्रारूप की भाषा में 'मैं' या 'हम' का प्रयोग किस प्रकार के पत्र में होता है?
- D. अधिसूचना
- A. शासकीय पत्र
- B. अर्ध-शासकीय पत्र
- C. परिपत्र
Answer: अर्ध-शासकीय पत्र में व्यक्तिगत और आत्मीय शैली के कारण उत्तम पुरुष का प्रयोग होता है।
22. प्रेस-विज्ञप्ति का प्रारूप तैयार करते समय सबसे महत्वपूर्ण बात क्या होती है?
- B. सूचना का संक्षिप्त, स्पष्ट और जनसामान्य के समझने योग्य होना।
- A. भाषा का अत्यंत कठिन और तकनीकी होना।
- D. सरकार की आलोचना करना।
- C. केवल अधिकारियों के लिए जानकारी देना।
Answer: क्योंकि विज्ञप्ति आम जनता और मीडिया के लिए होती है, उसकी भाषा सरल और सुबोध होनी चाहिए।
23. प्रारूप में यदि कोई दस्तावेज साथ भेजना हो तो उसका उल्लेख कहाँ किया जाता है?
- D. पत्र के ऊपर दाईं ओर
- A. विषय के साथ
- C. पत्र के अंत में बाईं ओर 'संलग्नक' लिखकर
- B. पत्र के मुख्य भाग में
Answer: हस्ताक्षर के बाद बाईं ओर 'संलग्नक' शीर्षक देकर साथ भेजे जाने वाले कागजातों की सूची दी जाती है।
24. निविदा (Tender) के प्रारूप में इनमें से किसका उल्लेख होना आवश्यक नहीं है?
- C. कार्य पूरा करने की अवधि
- D. निविदा भेजने वाले अधिकारी का व्यक्तिगत परिचय
- A. कार्य का विवरण
- B. अनुमानित लागत और धरोहर राशि
Answer: निविदा एक पूर्णतः औपचारिक प्रक्रिया है जिसमें व्यक्तिगत परिचय का कोई स्थान नहीं होता।
25. किसी पत्र का 'विषय' कैसा होना चाहिए?
- A. एक पूरे वाक्य में
- D. प्रश्नवाचक शैली में
- B. अत्यंत विस्तृत और व्याख्यात्मक
- C. संक्षिप्त और सारगर्भित
Answer: विषय ऐसा होना चाहिए जिसे पढ़ते ही पत्र के मूल उद्देश्य का पता चल जाए।
