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प्रारूप लेखन
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1. कार्यालयी पत्र का अंतिम रूप देने से पहले तैयार किया गया कच्चा, अनौपचारिक लेख क्या कहलाता है?
  • D. परिपत्र (Circular)
  • B. प्रारूप / मसौदा (Draft)
  • C. विज्ञप्ति (Press Release)
  • A. टिप्पणी (Noting)
Answer: किसी भी पत्र को अंतिम रूप में जारी करने से पहले उसकी कच्ची रूपरेखा तैयार की जाती है, जिसे प्रारूप या मसौदा कहते हैं।
2. प्रारूपण (Drafting) का मुख्य उद्देश्य क्या है?
  • D. पत्र को तुरंत भेज देना।
  • B. पत्र की भाषा को साहित्यिक बनाना।
  • A. पत्र को लंबा और विस्तृत बनाना।
  • C. पत्र की विषय-वस्तु, भाषा और तथ्यों की शुद्धता सुनिश्चित करना।
Answer: प्रारूपण का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि पत्र भेजे जाने से पहले पूरी तरह से त्रुटिहीन और स्पष्ट हो।
3. एक उत्तम प्रारूप की विशेषता इनमें से कौन-सी नहीं है?
  • A. संक्षिप्तता एवं पूर्णता
  • D. तथ्यपरकता एवं शिष्टता
  • B. स्पष्टता एवं शुद्धता
  • C. अलंकारिक एवं काव्यात्मक भाषा
Answer: कार्यालयी प्रारूप की भाषा सरल, स्पष्ट और सटीक होनी चाहिए, न कि अलंकारिक या साहित्यिक।
4. प्रारूप पर सक्षम अधिकारी द्वारा दी जाने वाली स्वीकृति क्या कहलाती है?
  • B. अनुमोदन (Approval)
  • A. पृष्ठांकन (Endorsement)
  • D. टिप्पणी (Noting)
  • C. प्रेषण (Dispatch)
Answer: जब उच्च अधिकारी प्रारूप से सहमत होकर उसे जारी करने की अनुमति देता है, तो इसे अनुमोदन कहा जाता है।
5. टिप्पण (Noting) और प्रारूपण (Drafting) में मुख्य अंतर क्या है?
  • B. टिप्पण मामले पर विचार है, प्रारूपण उस विचार पर आधारित पत्र का कच्चा रूप है।
  • A. दोनों एक ही प्रक्रिया हैं।
  • D. प्रारूपण पहले होता है, टिप्पण बाद में।
  • C. टिप्पण अधिकारी लिखता है, प्रारूपण लिपिक लिखता है।
Answer: टिप्पणी (Noting) फाइल पर की जाने वाली आंतरिक विवेचना है, जबकि प्रारूपण (Drafting) बाहर भेजे जाने वाले पत्र की तैयारी है।
6. शासकीय पत्र के प्रारूप में सबसे ऊपर दाईं ओर क्या लिखा जाता है?
  • A. प्रेषक का नाम
  • C. पत्र संख्या (पत्रांक) और दिनांक
  • D. प्राप्तकर्ता का पता
  • B. दिनांक
Answer: मानक प्रारूप के अनुसार, शासकीय पत्र में सबसे ऊपर दाईं ओर पत्र संख्या और दिनांक का स्थान होता है।
7. अर्ध-शासकीय पत्र (D.O. Letter) के प्रारूप की क्या विशेषता है?
  • C. इसमें व्यक्तिगत स्पर्श और उत्तम पुरुष (मैं/हम) का प्रयोग होता है।
  • B. यह अन्य पुरुष शैली में लिखा जाता है।
  • A. इसमें विषय का उल्लेख नहीं होता।
  • D. इसका प्रकाशन गजट में होता है।
Answer: अर्ध-शासकीय पत्र में आत्मीयता होती है और प्रायः 'मैं आपसे अनुरोध करना चाहूँगा कि...' जैसी उत्तम पुरुष शैली अपनाई जाती है।
8. प्रारूप में 'भवदीय' के बाद हस्ताक्षर के लिए स्थान छोड़ा जाता है। 'भवदीय' को क्या कहते हैं?
  • A. संबोधन
  • D. विषय
  • C. स्वनिर्देश / अधोलेख
  • B. अभिवादन
Answer: पत्र के अंत में लिखे जाने वाले इन समापन सूचक शब्दों को स्वनिर्देश (Subscription) कहते हैं।
9. अनुमोदन के पश्चात् प्रारूप का क्या किया जाता है?
  • C. उसे नष्ट कर दिया जाता है।
  • A. उसे फाइल में लगा दिया जाता है।
  • D. उस पर पुनः टिप्पणी लिखी जाती है।
  • B. उसकी स्वच्छ प्रति (Fair Copy) तैयार कर जारी की जाती है।
Answer: अनुमोदन का अर्थ है कि प्रारूप अंतिम रूप देने के लिए तैयार है। इसके बाद उसकी साफ टाइपिंग या छपाई होती है।
10. परिपत्र (Circular) का प्रारूप तैयार करते समय किस बात का ध्यान रखना आवश्यक है?
  • C. इसकी भाषा अत्यंत व्यक्तिगत होनी चाहिए।
  • B. इसमें संबोधन और स्वनिर्देश का प्रयोग नहीं करना चाहिए।
  • A. इसमें किसी एक व्यक्ति को संबोधित किया जाना चाहिए।
  • D. इसे उत्तम पुरुष में लिखा जाना चाहिए।
Answer: चूंकि परिपत्र एक साथ कई कार्यालयों को भेजा जाता है, इसमें व्यक्तिगत संबोधन (जैसे महोदय) और स्वनिर्देश (जैसे भवदीय) नहीं होते।