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प्रारूप लेखन
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11. यदि किसी पत्र का उत्तर देना हो, तो प्रारूप लिखने से पहले सबसे महत्वपूर्ण चरण क्या है?
  • A. पत्र को फाइल करना।
  • B. मूल पत्र और उस पर की गई टिप्पणी को ध्यान से पढ़ना।
  • D. स्वच्छ प्रति तैयार करना।
  • C. पत्र की प्राप्ति-सूचना भेजना।
Answer: उत्तर का प्रारूप मूल पत्र के संदर्भ और उस पर अधिकारियों के निर्देशों (टिप्पणी) के आधार पर ही तैयार होता है।
12. प्रारूप में विषय (Subject) का उल्लेख क्यों किया जाता है?
  • C. पत्र को लंबा करने के लिए।
  • B. ताकि पत्र का सार एक दृष्टि में समझ आ जाए।
  • D. अनौपचारिक पत्रों में यह अनिवार्य है।
  • A. यह केवल एक औपचारिकता है।
Answer: विषय से पत्र के मुख्य प्रयोजन का पता चलता है, जिससे उसे समझने और फाइल करने में आसानी होती है।
13. अधिसूचना (Notification) का प्रारूप तैयार करते समय भाषा कैसी होनी चाहिए?
  • A. सरल और आम बोलचाल की
  • B. मुहावरेदार और साहित्यिक
  • C. राजपत्र के अनुरूप, विधि-सम्मत और अन्य पुरुष शैली में
  • D. उत्तम पुरुष शैली में और आत्मीय
Answer: अधिसूचना एक विधिक दस्तावेज़ है, इसलिए इसकी भाषा औपचारिक, सटीक और अन्य पुरुष शैली में होती है।
14. प्रारूप लेखन में संक्षिप्तता का क्या आशय है?
  • A. पत्र को अधूरा छोड़ देना।
  • B. कम से कम शब्दों में पूरी और स्पष्ट बात कहना।
  • C. केवल मुख्य बिंदुओं को लिखना।
  • D. छोटे वाक्यों का प्रयोग करना।
Answer: संक्षिप्तता का अर्थ है अनावश्यक शब्दों और वाक्यों से बचते हुए पत्र को सारगर्भित बनाना।
15. ज्ञापन (Memorandum) के प्रारूप में क्या नहीं होता है?
  • A. कार्यालय का नाम
  • D. विषय
  • C. संबोधन और स्वनिर्देश (अधोलेख)
  • B. पत्र संख्या और दिनांक
Answer: ज्ञापन या कार्यालय ज्ञाप में 'महोदय' और 'भवदीय' जैसे शब्दों का प्रयोग नहीं किया जाता।
16. एक ही विषय पर कई बार पत्र-व्यवहार हो चुकने के बाद लिखे जाने वाले पत्र के प्रारूप में क्या उल्लेख करना अनिवार्य होता है?
  • D. पत्र लिखने का कारण
  • A. सभी अधिकारियों के नाम
  • B. पिछले पत्रों का संदर्भ (पत्रांक एवं दिनांक)
  • C. सभी संलग्नकों की सूची
Answer: संदर्भ देने से मामले को समझने और पुरानी फाइल से जोड़ने में आसानी होती है।
17. अनुस्मारक (Reminder) के प्रारूप में क्या विशेष होता है?
  • B. इसकी भाषा बहुत कठोर होती है।
  • A. यह मूल पत्र से बहुत लंबा होता है।
  • D. इसमें विषय नहीं लिखा जाता।
  • C. इसमें पूर्व-पत्र का हवाला (संदर्भ) दिया जाता है।
Answer: अनुस्मारक का मुख्य उद्देश्य ही पिछले पत्र की याद दिलाना है, इसलिए उसका संदर्भ देना अनिवार्य है।
18. पृष्ठांकन (Endorsement) का प्रारूप कब तैयार किया जाता है?
  • A. जब नया पत्र लिखना हो।
  • D. जब पत्र को गोपनीय रखना हो।
  • B. जब किसी पत्र का उत्तर देना हो।
  • C. जब किसी प्राप्त पत्र की प्रतिलिपि सूचना के लिए किसी और को भेजनी हो।
Answer: पृष्ठांकन का प्रयोग पत्र की प्रतिलिपि (copy) अन्य संबंधितों को भेजने के लिए किया जाता है।
19. कार्यालय आदेश (Office Order) का प्रारूप किसके लिए होता है?
  • B. अन्य मंत्रालयों के लिए
  • A. आम जनता के लिए
  • D. समाचार पत्रों के लिए
  • C. उसी कार्यालय के कर्मचारियों के लिए
Answer: यह कार्यालय के आंतरिक प्रशासन से संबंधित होता है, जैसे अवकाश, पदोन्नति आदि।
20. यदि प्रारूप में कोई त्रुटि हो, तो संशोधन करने का अधिकार किसे है?
  • C. प्रारूप का अनुमोदन करने वाले अधिकारी को
  • A. केवल प्रारूप लिखने वाले लिपिक को
  • D. किसी को भी
  • B. केवल प्रेषण सहायक को
Answer: अंतिम निर्णय और संशोधन का अधिकार अनुमोदनकर्ता अधिकारी का होता है।