26. प्रारूप लेखन का अभ्यास क्यों आवश्यक है?
- B. ताकि कार्यालयी भाषा और प्रक्रिया का सही ज्ञान हो सके।
- D. ताकि फाइल मोटी हो सके।
- A. ताकि टंकण गति बढ़ सके।
- C. ताकि हस्ताक्षर सुंदर हो सकें।
Answer: प्रारूपण के अभ्यास से ही कार्यालयी पत्राचार में निपुणता आती है।
27. एक प्रारूप में संबोधन और स्वनिर्देश किसके अनुसार निर्धारित होते हैं?
- A. प्रेषक और प्रेषिती के पद की गरिमा के अनुसार
- D. लिखने वाले की इच्छा के अनुसार
- C. विषय की गंभीरता के अनुसार
- B. पत्र की लंबाई के अनुसार
Answer: संबोधन और स्वनिर्देश औपचारिक शिष्टाचार का हिस्सा हैं जो अधिकारियों के पदानुक्रम पर निर्भर करते हैं।
28. सरकारी पत्र के प्रारूप में 'प्रेषिती' (पाने वाले) का पदनाम और पता कहाँ लिखा जाता है?
- D. विषय से पहले दाईं ओर
- B. पत्र के अंत में
- A. सबसे ऊपर दाईं ओर
- C. प्रेषक के पते के ठीक बाद, बाईं ओर 'सेवा में' के साथ
Answer: मानक प्रारूप के अनुसार, 'सेवा में' लिखकर पाने वाले अधिकारी का पदनाम और कार्यालय का पता लिखा जाता है।
29. प्रारूप लिखने वाले सहायक या लिपिक को क्या कहते हैं?
- D. अधिकारी
- C. अनुमोदनकर्ता
- A. प्रेषक
- B. प्रारूपकार / आलेखक
Answer: जो व्यक्ति प्रारूप या आलेख तैयार करता है, उसे प्रारूपकार या आलेखक कहा जाता है।
30. किस पत्र के प्रारूप में व्यक्तिगत अभिवादन (जैसे 'सस्नेह नमस्ते') का स्थान हो सकता है?
- C. अनौपचारिक पत्र
- A. अधिसूचना
- D. कार्यालय आदेश
- B. परिपत्र
Answer: अनौपचारिक पत्रों में व्यक्तिगत संबंधों के आधार पर अभिवादन का प्रयोग होता है।
31. जब कोई मंत्रालय अपने अधीन विभागों को कोई नीतिगत निर्देश भेजता है, तो किस पत्र का प्रारूप तैयार किया जाता है?
- B. परिपत्र
- A. अर्ध-शासकीय पत्र
- D. अनुस्मारक
- C. पृष्ठांकन
Answer: एक ही निर्देश जब अनेक अधीनस्थ कार्यालयों को भेजना हो तो परिपत्र सबसे उपयुक्त माध्यम है।
32. प्रारूप में शुद्धता से क्या तात्पर्य है?
- A. केवल वर्तनी की शुद्धता
- C. वर्तनी, व्याकरण, और तथ्यों की शुद्धता
- B. केवल व्याकरण की शुद्धता
- D. केवल लिखावट की सुंदरता
Answer: एक अच्छे प्रारूप में भाषा और जानकारी, दोनों ही स्तरों पर कोई अशुद्धि नहीं होनी चाहिए।
33. किसी प्रारूप की भाषा में जटिल और अप्रचलित शब्दों के प्रयोग से क्यों बचना चाहिए?
- C. क्योंकि अधिकारी उन्हें पसंद नहीं करते।
- A. क्योंकि वे लिखने में कठिन होते हैं।
- D. ऐसा कोई नियम नहीं है।
- B. ताकि पत्र का अर्थ स्पष्ट और असंदिग्ध रहे।
Answer: कार्यालयी लेखन का मुख्य उद्देश्य अपनी बात को स्पष्टता से संप्रेषित करना है, पांडित्य प्रदर्शन करना नहीं।
34. सरकारी पत्र के प्रारूप में 'आत्मनिर्देश' के लिए मानक शब्द क्या है?
- C. भवदीय
- D. आपका प्रिय
- A. आपका स्नेही
- B. आपका आज्ञाकारी
Answer: 'भवदीय' (Yours faithfully) शासकीय पत्रों में प्रयुक्त होने वाला मानक स्वनिर्देश है।
35. प्रारूप में पैराग्राफ (अनुच्छेद) क्यों बदले जाते हैं?
- A. पत्र को सुंदर दिखाने के लिए।
- D. अधिकारी के निर्देशानुसार।
- C. प्रत्येक वाक्य के बाद।
- B. जब एक विचार या विषय पूरा हो जाए और दूसरा शुरू करना हो।
Answer: अनुच्छेद बदलने से पत्र की संरचना स्पष्ट होती है और विचारों को अलग-अलग समझने में आसानी होती है।
36. क्या अनौपचारिक पत्र का भी प्रारूप बनाया जा सकता है?
- D. यह कानून के विरुद्ध है।
- C. केवल व्यावसायिक अनौपचारिक पत्रों का।
- A. नहीं, प्रारूप केवल औपचारिक पत्रों का होता है।
- B. हाँ, किसी भी पत्र को लिखने से पहले उसकी रूपरेखा बनाई जा सकती है।
Answer: हालांकि यह अनिवार्य नहीं है, लेकिन किसी भी महत्वपूर्ण पत्र को लिखने से पहले उसका कच्चा प्रारूप बनाना एक अच्छी आदत है।
37. प्रारूप लेखन में 'पुनश्च' (Postscript/P.S.) का प्रयोग कहाँ होता है?
- C. अधिसूचना के मध्य में
- B. अनौपचारिक पत्रों में हस्ताक्षर के बाद कोई बात छूट जाने पर
- A. शासकीय पत्रों में सबसे ऊपर
- D. कार्यालयी पत्रों में इसका प्रयोग वर्जित है
Answer: 'पुनश्च' का प्रयोग मुख्य रूप से अनौपचारिक पत्रों में ही किया जाता है।
38. एक अच्छा प्रारूपकार बनने के लिए क्या आवश्यक है?
- C. कार्यालयी प्रक्रिया की समझ
- A. विषय का अच्छा ज्ञान
- D. उपरोक्त सभी
- B. भाषा और व्याकरण पर अधिकार
Answer: एक अच्छे ड्राफ्ट के लिए विषय, भाषा और प्रक्रिया, तीनों का ज्ञान होना अनिवार्य है।
39. यदि किसी प्रारूप में संशोधन की आवश्यकता हो, तो उसे कहाँ अंकित किया जाता है?
- D. मौखिक रूप से बताकर
- C. सीधे स्वच्छ प्रति में
- B. एक अलग कागज पर लिखकर
- A. प्रारूप पर ही साफ-सुथरे तरीके से
Answer: संशोधन और सुझाव सीधे प्रारूप पर ही लिखे जाते हैं ताकि अनुमोदनकर्ता उन्हें देख सके।
40. प्रारूप को फाइल की किस तरफ लगाया जाता है?
- B. पत्राचार वाले भाग में (दाईं ओर)
- C. फाइल के ऊपर
- A. टिप्पणी वाले भाग में (बाईं ओर)
- D. फाइल के अंत में
Answer: कार्यालयी फाइल में बाईं ओर टिप्पणी (Noting) और दाईं ओर पत्राचार (Correspondence) होता है। प्रारूप पत्राचार का हिस्सा है।
41. प्रारूप लेखन में 'तथ्यात्मकता' का क्या अर्थ है?
- B. पत्र में दिए गए आँकड़े और जानकारी सही और प्रामाणिक हों।
- D. पत्र में कठिन शब्दों का प्रयोग करना।
- C. पत्र को कल्पना के आधार पर लिखना।
- A. पत्र में केवल तथ्य लिखना, अपनी राय नहीं।
Answer: तथ्यात्मकता का अर्थ है कि पत्र में दी गई हर सूचना (Fact) सत्यापित और सही होनी चाहिए।
42. स्वतःपूर्ण और स्पष्ट होना किस प्रकार के प्रारूप की मुख्य आवश्यकता है?
- A. अनुस्मारक
- C. कार्यालय आदेश
- D. इन सभी की
- B. पृष्ठांकन
Answer: किसी भी अच्छे प्रारूप को स्वतःपूर्ण और स्पष्ट होना चाहिए ताकि उसे समझने के लिए बार-बार फाइल न देखनी पड़े।
43. प्रारूप में दिनांक लिखने का सही तरीका क्या है?
- B. 15.09.2025
- A. 15/09/2025
- C. 15 सितंबर, 2025
- D. सितंबर 15, 2025
Answer: सरकारी पत्राचार में महीने का नाम शब्दों में लिखना मानक और सबसे स्पष्ट तरीका माना जाता है।
44. किसी बैठक की 'कार्यसूची' (Agenda) का प्रारूप कौन तैयार करता है?
- A. बैठक का अध्यक्ष
- D. कोई भी तैयार कर सकता है
- C. सभी सदस्य मिलकर
- B. संबंधित विभाग का सचिव या लिपिक
Answer: सामान्यतः बैठक आयोजित करने वाले विभाग का संबंधित अधिकारी या कर्मचारी ही अध्यक्ष के निर्देशानुसार कार्यसूची का प्रारूप तैयार करता है।
45. प्रारूप में संबोधन के रूप में 'महोदय/महोदया' का प्रयोग किस पत्र में होता है?
- D. ज्ञापन
- C. अधिसूचना
- A. शासकीय पत्र
- B. परिपत्र
Answer: शासकीय पत्र में प्रेषिती को 'महोदय/महोदया' से संबोधित किया जाता है। अन्य विकल्पों में प्रायः संबोधन नहीं होता।
46. कौन-सा प्रारूप किसी सरकारी निर्णय को आम जनता तक पहुँचाने के लिए तैयार किया जाता है?
- D. अनुस्मारक
- C. प्रेस-विज्ञप्ति
- A. कार्यालय आदेश
- B. ज्ञापन
Answer: प्रेस-विज्ञप्ति का प्रारूप समाचार पत्रों में प्रकाशन के माध्यम से जन-सामान्य को सूचित करने के उद्देश्य से बनाया जाता है।
47. प्रारूप में संख्या और दिनांक का उल्लेख क्यों महत्वपूर्ण है?
- B. यह पत्र को आधिकारिक बनाता है और रिकॉर्ड रखने में मदद करता है।
- C. इससे पत्र की गोपनीयता भंग होती है।
- A. यह केवल एक परंपरा है।
- D. इससे पत्र लेखक की पहचान होती है।
Answer: पत्रांक और दिनांक प्रत्येक पत्र को एक अनूठी पहचान देते हैं, जिससे उसे फाइल करना, खोजना और उसका संदर्भ देना संभव होता है।
48. वह कौनसा प्रारूप है जिसमें प्रेषक का उल्लेख नहीं होता और यह राष्ट्रपति/राज्यपाल की ओर से जारी माना जाता है?
- A. शासकीय पत्र
- C. अधिसूचना
- B. अर्ध-शासकीय पत्र
- D. परिपत्र
Answer: अधिसूचना में प्रेषक के हस्ताक्षर या नाम-पदनाम का उल्लेख नहीं होता, इसे राष्ट्रपति या राज्यपाल की ओर से जारी किया जाता है।
49. वह कौनसा प्रारूप है जिसमें प्रेषक का उल्लेख नहीं होता और यह राष्ट्रपति/राज्यपाल की ओर से जारी माना जाता है?
- A. शासकीय पत्र
- C. अधिसूचना
- B. अर्ध-शासकीय पत्र
- D. परिपत्र
Answer: अधिसूचना में प्रेषक के हस्ताक्षर या नाम-पदनाम का उल्लेख नहीं होता, इसे राष्ट्रपति या राज्यपाल की ओर से जारी किया जाता है।
